Was sind Nebenkosten?

Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, sind laufende Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Sie werden zusätzlich zur Kaltmiete vom Mieter getragen und müssen nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig sein.

Umlagefähige Nebenkosten nach BetrKV

Die Betriebskostenverordnung definiert in § 2 genau, welche Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen:

Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören:

  • Grundsteuer: Die vom Grundstück zu entrichtende Grundsteuer
  • Wasserversorgung: Kosten für Wasserverbrauch, Grundgebühren, Wasserzähler
  • Abwasser: Gebühren für die Entsorgung des Schmutz- und Niederschlagswassers
  • Heizung und Warmwasser: Brennstoffkosten, Betriebsstrom, Wartung
  • Aufzug: Betriebsstrom, Überwachung, Reinigung, Wartung
  • Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Gebühren für öffentliche Straßenreinigung
  • Gebäudereinigung: Reinigung gemeinsam genutzter Gebäudeteile
  • Gartenpflege: Pflege der gemeinsam genutzten Grünanlagen
  • Beleuchtung: Strom für Beleuchtung gemeinsamer Bereiche
  • Schornsteinreinigung: Kosten für Kehrung und Überprüfung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung: Versicherung des Gebäudes
  • Hausmeister: Kosten für Hausmeistertätigkeiten
  • Gemeinschaftsantenne/Kabelanschluss: Betrieb der gemeinsamen Antennenanlage
  • Maschinelle Wascheinrichtungen: Betrieb gemeinschaftlicher Waschmaschinen
  • Sonstige Betriebskosten: Weitere Kosten des bestimmungsgemäßen Gebrauchs

Nicht umlagefähige Kosten

Wichtig zu wissen: Nicht alle Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden. Folgende Kosten trägt der Vermieter:

  • Instandhaltung und Reparaturen: Kosten für die Erhaltung der Bausubstanz
  • Verwaltungskosten: Kosten für die Verwaltung des Eigentums
  • Kapitaldienst: Zinsen und Tilgung für Kredite
  • Abschreibungen: Wertminderung des Gebäudes
  • Leerstandskosten: Kosten für nicht vermietete Wohnungen

Die Nebenkostenabrechnung verstehen

Formale Anforderungen

Eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung muss bestimmte formale Kriterien erfüllen:

1. Abrechnungszeitraum

Die Abrechnung muss für einen zusammenhängenden Zeitraum von zwölf Monaten erstellt werden, in der Regel das Kalenderjahr.

2. Abrechnungsfrist

Der Vermieter muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des folgenden Jahres vorlegen. Bei verspäteter Abrechnung können Nachzahlungen ausgeschlossen sein.

3. Inhaltliche Anforderungen

Die Abrechnung muss enthalten:

  • Gesamtkosten der einzelnen Betriebskostenarten
  • Verteilungsschlüssel (nach Wohnfläche, Verbrauch etc.)
  • Anteil des Mieters an den Gesamtkosten
  • Bereits geleistete Vorauszahlungen
  • Saldo (Nachzahlung oder Guthaben)

Verteilungsschlüssel

Die Nebenkosten werden nach verschiedenen Schlüsseln verteilt:

Typische Verteilungsschlüssel:

  • Nach Wohnfläche: Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Hausmeister
  • Nach Verbrauch: Heizung, Warmwasser (mit Zählern)
  • Nach Personen: Kaltwasser, Müllbeseitigung (wenn vereinbart)
  • Nach Wohneinheiten: Aufzug, Beleuchtung

Nebenkostenabrechnung prüfen - Schritt für Schritt

Schritt 1: Formale Prüfung

Prüfen Sie zunächst die formalen Aspekte:

  • Ist die Abrechnung fristgerecht erstellt?
  • Sind alle erforderlichen Angaben enthalten?
  • Ist der Abrechnungszeitraum korrekt?

Schritt 2: Inhaltliche Prüfung

Überprüfen Sie die einzelnen Kostenpositionen:

  1. Umlagefähigkeit: Sind alle abgerechneten Kosten tatsächlich umlagefähig?
  2. Angemessenheit: Sind die Kosten in angemessener Höhe?
  3. Verteilungsschlüssel: Ist der verwendete Schlüssel vertraglich vereinbart?
  4. Berechnung: Stimmen die mathematischen Berechnungen?

Schritt 3: Belege einsehen

Sie haben das Recht, die Belege zur Nebenkostenabrechnung einzusehen. Fordern Sie diese schriftlich an und prüfen Sie:

  • Rechnungen der Dienstleister
  • Verbrauchsabrechnungen
  • Verteilungsschlüssel-Berechnung

Häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen

1. Nicht umlagefähige Kosten

Häufig werden Kosten abgerechnet, die nicht umlagefähig sind:

  • Reparaturkosten
  • Verwaltungskosten
  • Bankgebühren
  • Rechtsanwaltskosten

2. Falsche Verteilungsschlüssel

Der verwendete Verteilungsschlüssel entspricht nicht der vertraglichen Vereinbarung oder ist unzulässig.

3. Doppelte Kostenerfassung

Manche Kosten werden sowohl in der Nebenkostenabrechnung als auch in der Heizungsabrechnung erfasst.

4. Veraltete Daten

Wohnflächen oder Personenzahlen entsprechen nicht dem aktuellen Stand.

Was tun bei fehlerhafter Abrechnung?

Widerspruch einlegen

Bei Fehlern sollten Sie schriftlich Widerspruch einlegen:

  1. Beschreiben Sie die beanstandeten Punkte konkret
  2. Fordern Sie eine korrigierte Abrechnung
  3. Setzen Sie eine angemessene Frist (meist 4 Wochen)
  4. Zahlen Sie nur den unstrittigen Teil

Verjährung beachten:

Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung müssen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung geltend gemacht werden, sonst sind sie ausgeschlossen.

Rechtliche Schritte

Wenn der Vermieter nicht reagiert oder die Korrektur verweigert, können Sie:

  • Eine Rechtsberatung in Anspruch nehmen
  • Das Amtsgericht anrufen
  • Eine Feststellungsklage erheben

Tipps für Mieter

Praktische Ratschläge:

  • Bewahren Sie alle Nebenkostenabrechnungen auf
  • Notieren Sie regelmäßig Zählerstände
  • Prüfen Sie Abrechnungen zeitnah
  • Fordern Sie unklare Positionen schriftlich an
  • Dokumentieren Sie Ihre Beanstandungen
  • Lassen Sie sich bei Unsicherheiten beraten

Fazit

Die Prüfung von Nebenkostenabrechnungen erfordert Sorgfalt und Fachkenntnis. Viele Abrechnungen enthalten Fehler, die Mieter Geld kosten. Eine gründliche Prüfung lohnt sich daher in jedem Fall.

Bei komplexen Abrechnungen oder Unsicherheiten sollten Sie nicht zögern, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Unser Expertenteam von InferAffir unterstützt Sie gerne bei der Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung.